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公司新办公室选址装修方案超详细的行政工作流程

发布日期:2019-03-12 作者:办公室装修设计公司 点击:

  从事行政行业多年,前前后后也历经了几家东家,每家东家又都经历过公司搬家事宜。于是多次经验累积下来,就成为了一个搬家小能手。今天总结下我之前的经验,提供给各位行政管工作办公室选址装修小白们做一点参考,少踏一些“坑”。



  新办公室选址篇


  办公室迁址,一般涉及三个核心:选址租赁、装修、搬迁。


  办公室选址:办公室选址是重中之重,现在租赁场地,无非是众创空间或者自己租一间独立办公室。我们来分析以下这两种模式的优缺点:


  众创空间


  优点:


  ①:租赁成本低,无装修费用;


  ②:可按月付费;


  ③:不必承担物业管理费、水电费等额外费用。


  缺点:


  ①:不利公司品牌形象建立;


  ②:可能存在隐私可控度低,网络不稳定,无法搭建内部服务器等问题。


  建议:


  此类场地适合于刚起步的公司。


  独立办公室


  优点:


  ①:可自由划分工作区域;


  ②:利于建立企业形象、品牌形象;


  ③:灵活调整公司布局。


  缺点:


  ①:租金与物业费用高昂;


  ②:商业用电、装修费用等开支巨大。


  我们今天主要讲一讲独立办公室,毕竟选择众创空模式的多是创始人,也和我们行政或行政没多大关系。


  独立办公室的选址需要考虑多种因素:

  因素一:预算


  预算是最核心的,你有多少钱,就租什么层次的办公室,千万不要打肿脸充胖子。明明是个十人的小企业,人还没招到非要去核心CBD租个气派的办公楼,结果交完房租后现金分分钟告急。除非你是要吸引人来募资的金融公司,不然就无此必要了。


  商务楼办公室的租赁价格一般为:X元/每平/每天,月租金=平米单价*平米数*365天/12个月,掌握了这个公式,就可以对每月的房租支出做到心中有谱。同时计算月支出的时候也要考虑物业费支持。


  物业费月收费=物业单价*平米数。也有极少数的老式办公楼租金会包含物业费,签订合同的时候要将条款看清楚。现在的办公楼招商和物业管理多是分开的,租金价格可谈,而物业管理费通常是没有还价的余地的。


  因素二:交通


  交通是非常重要的参考因素,当然交通是否便利也同样会影响租金价格。如果是原有公司迁址的,还需考虑到公司现有同事搬迁后是伐方便。预算充足的公司,建议直接选址在地铁站附近,倘若预算不足,也建议不要超过地铁站一刻钟的车程,否则员工有意见不说,也会给公司招聘带来一定的难度。毕竟每天上下班若超过三个小时,多数人都会望而却步。


  有部分离地铁站远的商务楼会在早晚提供至地铁站的往返大巴,负责选址的朋友不要以为有这项福利就没有关系了,要多留心观察接驳车的班次、间隔以及每次上下车的人数,如果有班车但是员工根本没机会上车也是徒劳。另外,如果公司业务性质造成加班比较多(如互联网公司),尤其建议选在地铁站旁边!!!!


  当然,可以报销员工每天加班打车费的土豪公司可以忽略这一点,而且,如果有职位请联系,很想一睹土豪公司的分采啊。


  停车位是否充足也是评判交通是否便利的要素之一。假如你们董事长开车来上班却到处找不到车位,也替你觉得尴尬啊。租赁办公室的时候要问清楚物业可以提供几个固定的车位租赁给你们,有些物业按照办公室平米数来计算车位数量,也有按别的方法计算,自行了解即可。


  因素三:业主


  这条很容易被新手忽略。通常我们将业主分为两类,大业主和小业主。大业主是指商务楼的产权人是公司主体,而小业主就是你看上的办公室产权属于个人所有。


  租赁小业主的办公楼要尤其注意,签订合同前务必要查看产权证原件,并让业主提供相关机构盖章的产调,了解此房屋是否有抵押借贷等情况,以规避风险。


  另外租小业主的房产要问清楚对方的报价是否含发票,很多小业主都是外地的投资商,不大乐意总是替你去开具房租发票,同样也不愿意承担发票税点。


  而大业主报的价格都是包含正规发票的。建议在寻找办公室的时候优先考虑大业主产权房,一来减少麻烦,二来大业主收费正规,续签合同也有比较明确的说法,配套物业的管理也相对规范。


  因素四:空调


  不要忘记空调这点哦。如果你们公司经常需要员工周末来加班,请务必选择可自主控制的分体空调,而不是物业统一控制的中央空调。


  如果你选择了带中央空调的办公室,等到你需要周末加班的时候,你可就要支付物业一笔额外的加班费了,而且物业在夏季和 冬季开空调都是有规定的,必须达到相应的温度才可以开,其它时候就算你热死冻死,都得忍住。


  带中央空调的办公室一般物业费包含空调电费,而独立空调的办公室则需另收空调电费,每逢夏季和冬季可能公司电费支出就比较大。其中利弊可以自行权衡比较。


  因素五:免租期


  通常新租赁办公楼都会提供几天至两月不等的免租期给公司用于装修,此段时间内无需缴纳租金,但是物业费和产生的水电需正常缴纳。


  因素六:公司注册


  新开公司通常需要注册地,老公司迁址也可能会遇到变更注册地址的问题。如有这方面的需求,租赁前一定要问好该产权地址是否可以用于公司注册,原注册单位是否已经迁址,不然贵公司就只能找虚拟地址注册吧。


  因素七:合同签订


  合同签订需要注意几个细节:租金付款方式、付款时间、押金退还条件、发票提供方式、续签租金涨幅、免租期时间、合同到期是否需要装修复原。


  最后一点我们前面没有单独分析,但也需要注意,很多办公楼尤其是大业主,在合同中都会有退租时将办公室的装修复原成交房标准这项条款哦,复原的费用是由租赁方承担的。


  租赁的核心事项说完了,我们再来说说装修。

  办公室设计装修篇


  租赁和办公楼的招商打交道,装修就该和物业管理处打交道了。我们同样来逐条分析。


  因素一:预算


  同样先考虑预算,有多少钱装修什么标准的办公室,千万别把实用性的预算非加到豪华标准,当心装修方偷工减料哦。做预算的时候考虑到家具、弱电、隔断、辅材、服务器搭建等方方面面,心中有数才能去跟装修方砍价。


  因素二:供应商


  货比三家不吃亏,装修也是这道理。定好设计图就选择几家有资质的装修商来做报价,不要担心找不到,等你到物业那儿登记了信息,保证一天有好几个装修商主动找你。


  重要的事情说三遍:资质资质资质!


  千万别为了图便宜路边找几个小工来做,万一装修哪里出了问题,谁来给你修?供应商的报价往往很多专业名词你看不懂,没关系,把每家的报价去逐条做对比,看看同一项东西,报价差距多少,差得多了,就去万能的网络上看看这个东西到底是什么吧。


  很多公司都同时提供装修施工和家具,怎么选择自己比较。同样的问清楚供应商的价格含不含发票,很多小装修公司都不提供发票的,那这小几十万的装修费用公司要怎么报账呢?摊手笑而不语。


  因素三:设计


  如果你们公司没有会做设计的人,没关系,这活儿交给你选定的装修商就行了,他们会免费给你设计的。设计的时候要考虑到公司的发展规划和部门安排,尽量留一块可更改的区域留作日后增加工位之用。


  办公室区域一般划分为:总经理/副总/经理办公室、财务室、行政办公室、接待室、会议室、功能室和开放办公区等,具体细节根据你们自己的需求设计就行了。


  因素四:费用


  除去装修费用之外,装修前物业那边还需要缴纳各种费用,一般有:装修押金/装修管理费/图纸审核费(你的装修图纸是要经过物业审核许可的)/施工管理费/网络电话架桥费/出入证办理费用/装修垃圾清理费等,各家物业管理公司规定各有不同,但万变不离其宗。


  因素五:签订合同


  和装修公司签订合同一定要注意几个细节:装修期限/装修费用/辅材采购/保修期限。


  因素六:搬场


  办公室租好了,也装修好了,不代表就可以开开心心地乔迁了吆,选择一家靠谱的搬家公司非常重要。别去相信网络上搜索出来的那些搬家公司,要选择靠谱的/知名度高的搬家公司,靠谱是个什么概念呢?不乱收费/不在卸货的时候坐地起价/物品损毁或丢失会赔偿。可以优先选择一口价并签订合同的搬家公司,这样的公司最靠谱不过啦。

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