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办公室装修行政部门需要做哪些准备?项目管理方法

发布日期:2019-01-24 作者: 点击:

办公室装修行政部门需要做哪些准备?项目管理方法

每次聊到办公室装修,很多行政伙伴都会感觉到瞬间压力山大。

为什么别人家的办公室装修井井有条,看起来很轻松?

为什么别人家的行政听见装修一点也不慌?

为什么别人家装修很少撕X?

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因为别人家的行政都是把装修单独拎出,做项目管理。不是摸着石头过河,能做到哪儿,就做哪儿。


办公室装修本身就是一件可大可小的工程事件。


大型企业的行政模块下有基建工程部,中小企业CEO往往也会亲自参与把控装修项目。作为大多数行政人都会参与的职业经历之一,办公室装修做的怎么样?对各个环节熟不熟悉?能不能处理好突发事件,都是工作能力的重要体现。


今天就来和小伙伴们分享一些办公装修方面的项目管理相关注意事项,希望助力大家下一次办公室装修可以稳住,丝毫不慌。


1

  项目启动期,需要做哪些准备工作?


行政接到装修项目任务前,先别着急慌,从以下事情入手,有条不紊:


收集并确认需求:装修项目启动前,行政部需要充分了解公司管理层与各部门对新办公环境的期待和需求。比如:不同部门的工作特点,研发需不被打扰的安静,销售与客服部来电与通话较多容易影响到其他部门办公等等。


收集需求的同时,成立项目组,项目组主要成员有:行政、it、财务、采购(有条件的企业还要有基建团队)、法务,同步确认小组成员各自分工。项目小组成员确认后,需第一时间制定项目进度计划,各节点需确认责任人;


尽量确定内部预算:很多企业行政在处理办公室装修时,老板可能不会先给出预算范围和限制,而是当提报几家装修供应商设计报价后,再疯狂的进行砍预算,让行政花5W的预算装修出50W的效果,这一环节往往会消耗行政与供应商的大量精力,增加谈判内耗。


完成项目预算制定的同时,需要分解预算采买项目,确定实际跟进负责人,定期收集采买信息,以备后续实际对比;


筛选装修供应商:办公室装修离不开供应商的参与,其中在装修工作开始阶段,根据公司装修情况,行政需要同步筛选第三方项目管理团队、设计公司、造价顾问公司、施工承包方、IT、装修保洁、绿植、消防报审等等服务供应商。


并且需要与物业公司做好充分沟通,将物业管理要求细节确认仔细,以便在供应商招标过程中提前告知;


全程采购管理:装修工作会涉及大量的采购工作,一般情况下需要单独组采购team,并且申请财务支持通道,确定项目采购规则与审核付款流程,保持效率节奏。采买过程中需注意有定制周期的采买,如家具等


只有在前期确认装修项目中的总体和细节要求,做好项目开展的总计划表和时间节点,才能方便开展后续的设计、施工、入驻等工作。



2
  项目中期,行政将遇到哪些坑?


无论前期做了多万全的准备,项目开工之后,还是容易出现一些无法预料的突发事件,这些坑各具特色,不同的城市、不同的行业、不同发展阶段的企业都会有各种各样办公室装修过程中的问题。


但以下几个是我们看来影响较大,所有行政都要高度紧张的关注点:


消防申报与验收:办公室装修的消防申报与验收标准的报审流程、注意事项、消防验收,只要有一个环节出了问题,都将延迟项目时间。目前相对有效率的解决办法是一般是当地有资质的装修公司或物业、第三方消防工程公司代办。


强电弱电:装修时,一定要评估办公室配套设施的强电弱电电压交付现状是否满足自己的需要,强电改造线路成本根据实际办公楼状况而定,可大可小。


施工时间:企业行政一般对办公室装修工程的时间要求比较紧,但不同的大楼装修时间有不同的规定,如果有特殊情况,需要提前纳入整个装修项目时间管理中。


多方对接:设置时间节点,权责到人。



除了这些影响较大的“坑”,在装修中期还容易出现,资金结算不到位,延迟项目施工的情况、中期阶段性验收等细节坑,行政在此期间提前发现问题,还能解决后期连带问题哦!


3
 项目后期,行政需要做些什么?


在办公室装修后期,验收和入驻是最后一关。


与验收相关的点点滴滴干货细节我们曾聊过很多,并且验收贯穿装修的全过程,最后的收尾工作只是做一个结束。


其中需要特别关注的是,


前期的装修质量要通过合同进行锁定,后期验收才能顺顺利利。


合同是保障项目执行、项目目标达成的基础。


在装修项目中,项目经理在明确项目目标的基础上,提前与装修分包商就合同执行时易出现争执的条款进行沟通和细化,明确合同条款,通过合同条款将项目工期、质量、成本、验收等内容进行明确与锁定,保障项目执行时有据可依。


入驻的搬迁注意事项


完工后进行检测和综合调试,最后验收整改,装修工程结束后,通过多种方式进行空气治理确保最优空气质量,开始搬迁准备工作,服务人员应做好与各部门的内部沟通,确保顺利搬迁,与供应商提前约定好,做好再次装修及时响应预案,需要做好员工的培训和信息宣传工作。


在搬迁的过程中,有经验的行政都会知道,搬迁意味着会有一大批旧家具将闲置。


如果能充分利用原有家具,统筹更新家具采购计划,在后期软装配置与改造中,可以补贴一笔费用,节约一定程度的开支。




最后


办公室装修对于企业来说是一次大成本的投入。


行政通过专业的项目管理能力,有效的保障进度,解决可能出现的问题和风险,有效控制项目实施过程中的突发事件,使得办公室装修按期、保质、保量完成。


不仅是一次亮眼的企业绩效,也是职业生涯中重要经验。

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